Besprechungsprotokoll schreiben: Vorlage (Word) und Beispiel

Was ist ein Besprechungsprotokoll?

Ein Besprechungsprotokoll ist die schriftliche Zusammenfassung einer Besprechung. Es dokumentiert den Rahmen (wann, wo, mit wem), die behandelten Tagesordnungspunkte, die Ergebnisse und Beschlüsse sowie die vereinbarten Aufgaben. Damit erfüllt es drei Aufgaben: Es informiert Personen, die nicht dabei waren, es macht Vereinbarungen verbindlich nachlesbar, und es dient als Ausgangspunkt für die nächste Besprechung.

Der Duden-Sprachratgeber beschreibt Protokolle als Texte, die vollständig und verständlich sein sollen, mit neutralem Inhalt und neutraler Sprache. Das ist auch der beste Maßstab für die Praxis: Ein gutes Protokoll kann jemand verstehen, der die Besprechung verpasst hat, und zwar auch noch Wochen später.

„Sitzungsprotokoll“ und „Besprechungsprotokoll“ werden im Alltag oft gleichbedeutend verwendet. Wichtiger als der Name ist, wie ausführlich das Protokoll sein muss.

Ergebnisprotokoll, Verlaufsprotokoll oder Wortprotokoll?

Die Protokollart bestimmt, wie viel Sie mitschreiben und wie lange das Ausformulieren dauert. Klären Sie sie vor der Sitzung mit der Leitung.

Ergebnisprotokoll: Der Duden definiert es als ein Protokoll, das „nur die wesentlichen Ergebnisse einer Sitzung“ darstellt. Ein Leitfaden der Ruhr-Universität Bochum ergänzt, dass es deutlich kürzer ist als das Verlaufsprotokoll und dass die protokollierende Person zwischen relevanten und weniger relevanten Informationen unterscheiden muss. Kommt eine Diskussion zu keinem gemeinsamen Ergebnis, können die unterschiedlichen Positionen kurz gegenübergestellt werden.

Verlaufsprotokoll: Laut demselben Leitfaden ist es die aufwendigste Protokollart. Es eignet sich, wenn gegensätzliche Meinungen gegenübergestellt werden, und soll nachvollziehbar machen, wie Ergebnisse zustande gekommen sind. Wiedergegeben wird sinngemäß, nicht wörtlich.

Wortprotokoll: Hier wird jedes Wort festgehalten. Ein bekanntes Beispiel ist das Plenarprotokoll des Deutschen Bundestages: Jede Sitzung wird wortwörtlich protokolliert, einschließlich Zwischenrufen. Für eine normale Besprechung ist das zu viel Aufwand und schwer lesbar.

Was gehört in ein Besprechungsprotokoll?

Der Duden-Sprachratgeber nennt für den Kopf eines Protokolls Tagesordnung, Datum und Ort, Thema und Dauer der Sitzung, Teilnehmende, Verteiler und Protokollführung. Für Besprechungen im Beruf hat sich folgender Aufbau bewährt:

1. Protokollkopf: Titel der Besprechung, Datum, Uhrzeit (Beginn und Ende), Ort oder Videokonferenz, Leitung, Protokollführung, Teilnehmende, Abwesende, gegebenenfalls Gäste.
2. Tagesordnung: die nummerierten Tagesordnungspunkte (TOP), in der Reihenfolge, in der sie behandelt wurden.
3. Pro Tagesordnungspunkt: eine kurze Zusammenfassung der Diskussion, das Ergebnis und, falls etwas entschieden wurde, der Beschluss im Wortlaut. Bei Abstimmungen auch das Ergebnis (dafür, dagegen, Enthaltungen).
4. Aufgabenliste: jede Aufgabe mit verantwortlicher Person und Frist. Das ist für die meisten Leserinnen und Leser der wichtigste Teil.
5. Nächste Besprechung: Datum, Uhrzeit, Ort und vorläufige Themen.
6. Verteiler: wer das Protokoll erhält.
7. Freigabe: Name der Protokollführung, Datum, gegebenenfalls Unterschriften von Protokollführung und Leitung.

Besprechungsprotokoll-Vorlage für Word

Unsere Vorlage setzt den Aufbau von oben eins zu eins um. Sie ist als Word-Datei (.docx) angelegt, lässt sich aber auch mit LibreOffice oder Google Docs öffnen. Enthalten sind:

• Rahmendaten als Tabelle: Titel, Datum, Uhrzeit, Ort/Online, Leitung, Protokollführung, Teilnehmende, Abwesende, Gäste und ein Feld für den Hinweis, ob mit Einwilligung aller aufgezeichnet wurde
• Tagesordnung mit fünf Punkten, inklusive Genehmigung des letzten Protokolls und „Verschiedenes“
• Pro Tagesordnungspunkt ein Block mit den Zeilen Diskussion, Ergebnis und Beschluss
• Aufgabenliste als Tabelle mit den Spalten Nr., Aufgabe, Verantwortlich, Frist und Status
• Nächste Besprechung, Verteiler und Freigabe mit Feldern für Unterschriften

Oben in der Vorlage wählen Sie die Protokollart. Für ein Ergebnisprotokoll löschen Sie die Zeile „Diskussion“ oder halten sie kurz, für ein Verlaufsprotokoll fassen Sie dort die Redebeiträge zusammen.

Besprechungsprotokoll-Vorlage herunterladen (.docx)

Besprechungsprotokoll schreiben in 6 Schritten

Die Arbeit am Protokoll beginnt vor der Besprechung und endet erst mit dem Versand:

Protokoll führen: Tipps für die Besprechung selbst

• Stichpunkte statt Sätze. Während der Sitzung zählt Tempo. Ganze Sätze formulieren Sie später.
• Pro Punkt drei Fragen stellen: Was ist das Ergebnis? Wurde etwas beschlossen? Wer macht was bis wann?
• Nachfragen ist Ihre Aufgabe. Wenn ein Ergebnis unklar formuliert wird, fragen Sie: „Darf ich festhalten, dass ...?“ Das spart später Korrekturschleifen.
• Aufgaben sofort vollständig erfassen. Eine Aufgabe ohne Namen oder ohne Frist wird selten erledigt. Fragen Sie im Zweifel direkt nach.

Nach der Besprechung: schnell ausformulieren

Schreiben Sie das Protokoll so bald wie möglich. Der Leitfaden der Ruhr-Universität Bochum weist am Beispiel des Gedächtnisprotokolls darauf hin, dass sich Details bei zu großem zeitlichem Abstand nicht mehr rekonstruieren lassen. Achten Sie beim Ausformulieren auf den Stil, den sowohl der Duden als auch der Bochumer Leitfaden empfehlen:

• Präsens: „Das Team beschließt ...“, nicht „Das Team hat beschlossen ...“
• Indirekte Rede im Konjunktiv I: „Herr Yilmaz erklärt, die Agentur benötige die Texte bis Ende Oktober.“
• Keine Ich-Form, keine Wertungen, keine Kommentare der protokollierenden Person

Aus einer Aufnahme schreiben. Wer sich ganz auf die Diskussion konzentrieren möchte, kann die Besprechung aufnehmen und das Protokoll anschließend anhand eines Transkripts schreiben. Das geht nur mit der Einwilligung aller Teilnehmenden: Nach § 201 StGB macht sich strafbar, wer unbefugt das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen aufnimmt. Kündigen Sie die Aufnahme deshalb vor Beginn an, holen Sie die Zustimmung ein, halten Sie sie im Protokollkopf fest, beachten Sie interne Regeln (zum Beispiel eine Betriebsvereinbarung) und löschen Sie die Aufnahme, sobald das Protokoll freigegeben ist. Das Transkript ersetzt das Protokoll nicht: Sie verdichten es zu Ergebnissen, Beschlüssen und Aufgaben.

Beispiel (fiktiv): Ergebnisprotokoll einer Projektbesprechung

So kann ein ausgefülltes Ergebnisprotokoll aussehen. Firma, Personen und Inhalte sind frei erfunden.

Achten Sie auf drei Details: Jede Aufgabe beginnt mit einem Verb, jede hat genau eine verantwortliche Person, und der Beschluss zu TOP 3 regelt auch, was passiert, wenn die Bedingung nicht erfüllt wird.

Häufige Fehler im Besprechungsprotokoll

• Zu viel Verlauf, zu wenig Ergebnis. Wer jede Wortmeldung festhält, versteckt die Beschlüsse. Im Ergebnisprotokoll gehört der Verlauf nur dorthin, wo er für das Verständnis nötig ist.
• Aufgaben ohne Namen oder Frist. „Das Team kümmert sich“ ist keine Aufgabe. Notieren Sie eine Person und ein Datum.
• Unklare Beschlüsse. „Wir schauen uns das noch mal an“ ist kein Beschluss. Halten Sie fest, was konkret entschieden oder vertagt wurde.
• Wertende Sprache. „Herr X reagierte gereizt“ gehört nicht ins Protokoll. Bleiben Sie neutral.
• Zu später Versand. Ein Protokoll, das erst kurz vor der nächsten Besprechung kommt, hat seinen Zweck verfehlt.
• Keine Kontrolle offener Aufgaben. Nehmen Sie die Aufgabenliste des letzten Protokolls als festen Punkt in die nächste Tagesordnung auf.

Verteilen, freigeben und aufbewahren

Freigabe: Bevor ein Protokoll an den ganzen Verteiler geht, liest in der Regel die Sitzungsleitung den Entwurf gegen. Der Duden-Sprachratgeber nennt am Ende eines Protokolls die Unterschriften von Protokollführung und Vorsitz. Bei internen Besprechungen genügt häufig eine Freigabe per E-Mail. In Gremien wird das Protokoll oft zu Beginn der nächsten Sitzung genehmigt, deshalb steht dieser Punkt in unserer Vorlage als TOP 1. Was bei Ihnen gilt, regeln Geschäftsordnung, Satzung oder interne Vorgaben.

Verteilung: Schicken Sie das Protokoll an alle Teilnehmenden und an die Abwesenden, die informiert werden müssen, und legen Sie es zusätzlich an einem festen Ort ab, zum Beispiel im Projektordner.

Aufbewahrung: Wie lange Sie Besprechungsprotokolle aufbewahren, hängt vom Inhalt und von Ihren internen Regeln ab. Betrifft ein Protokoll Unterlagen, für die gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten, klären Sie die Frist mit Ihrer Rechts- oder Steuerabteilung. Enthält es personenbezogene Daten, gilt der Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO: nicht länger speichern als nötig. Das betrifft erst recht eine Aufnahme, die nur als Hilfe für das Protokoll diente.

Protokoll aus der Aufnahme: wie AudiosTranscribe hilft

Wenn Sie Besprechungen mit Einwilligung aller Teilnehmenden aufnehmen, müssen Sie nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren, wer was zugesagt hat: Sie lesen es im Transkript nach.

Das Protokoll schreiben Sie weiterhin selbst, mit der Vorlage von oben: Das Transkript liefert das Material, Sie entscheiden, was als Ergebnis, Beschluss und Aufgabe ins Protokoll kommt. Für eine kurze Aufnahme können Sie auch unser kostenloses Tool, um Audio in Text umzuwandeln, ausprobieren.