Délibération du conseil municipal : rédaction, registre et publicité

Qu'est-ce qu'une délibération du conseil municipal ?

Le mot recouvre deux réalités que la pratique confond souvent. Il désigne d'abord l'action de délibérer, c'est-à-dire le débat entre les conseillers. Il désigne surtout, au sens juridique, l'acte administratif issu de ce débat : un document écrit, daté, numéroté et signé, qui matérialise la décision prise.

Le fondement est l'article L2121-29 du CGCT : le conseil municipal règle par ses délibérations les affaires de la commune. Tout ce qui relève de la compétence de l'assemblée, budget, tarifs, subventions, marchés, personnel, urbanisme, conventions, passe donc par une délibération. Il y en a autant que d'affaires votées dans la séance.

Ce qu'une délibération n'est pas

• Ce n'est pas un arrêté du maire. L'arrêté est un acte unilatéral pris par l'autorité exécutive de la commune (police, personnel, voirie). La délibération émane de l'assemblée.
• Ce n'est pas une décision prise par délégation. Quand le conseil délègue certaines attributions au maire (article L2122-22 du CGCT), celui-ci prend des décisions, qu'il rend compte ensuite au conseil. Ce ne sont pas des délibérations.
• Ce n'est pas le procès-verbal. Le PV retrace le déroulé de la séance ; la délibération porte la décision elle-même. Nous y revenons ci-dessous.

Les conditions de validité, en amont de la rédaction

Une délibération parfaitement rédigée peut être annulée si la séance qui l'a produite était irrégulière. Trois points de vigilance reviennent systématiquement :

• la convocation adressée aux conseillers dans le délai légal (cinq jours francs, réductible à un jour franc en cas d'urgence par le maire) ;
• dans les communes de 3 500 habitants et plus, la note explicative de synthèse sur chaque affaire soumise à délibération, jointe à la convocation (article L2121-12 du CGCT). Sa absence ou son insuffisance constitue un vice substantiel qui entache la délibération d'illégalité, même si les élus connaissaient le dossier ;
• le quorum, qui doit être atteint pour que le conseil puisse valablement délibérer, et être constaté.

Délibération, procès-verbal, liste des délibérations : qui fait quoi ?

Depuis l'ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021, entrée en vigueur le 1er juillet 2022, trois documents distincts coexistent après chaque séance. Les confondre est la source d'erreur la plus fréquente en secrétariat de mairie.

Pour le détail du contenu du PV et de ses délais d'approbation, consultez notre guide dédié au procès-verbal de conseil municipal. Pour la trame de la liste des affaires examinées et ce qui a remplacé l'ancien document, voyez notre article sur le compte-rendu de conseil municipal.

Comment rédiger une délibération : structure et mentions

Premier point à clarifier, parce qu'il est régulièrement mal compris : aucun texte du CGCT n'impose de trame type pour la délibération. Les fiches diffusées par les préfectures rappellent que le conseil municipal dispose d'une liberté de rédaction, et que l'acte doit mentionner ce qui est strictement indispensable, à savoir l'objet et le sens de la décision prise.

Les mentions considérées comme indispensables sont donc : le jour et l'heure de la séance, le nom du président de séance, les noms des conseillers présents et représentés, l'affaire débattue, le résultat du vote et la décision prise. En revanche, les visas et l'exposé des motifs sont des mentions facultatives. Ils restent vivement recommandés : ils sécurisent l'acte face au contrôle de légalité et rendent la décision compréhensible plusieurs années plus tard.

En pratique, la structure retenue par la quasi-totalité des communes comporte quatre blocs.

La numérotation des délibérations

L'article R2121-9 du CGCT prévoit que les affaires venues en délibération au cours d'une même séance reçoivent un numéro d'ordre, et que le feuillet clôturant la séance rappelle ces numéros. En revanche, aucun format de numérotation n'est imposé par les textes. Chaque commune organise le sien.

Les formats les plus répandus sont 2026-014 (année et compteur continu sur l'année) ou DEL-2026-09-014 (année, mois de séance, compteur). Trois règles pratiques valent mieux qu'un format parfait :

• un numéro unique, jamais réattribué, même en cas de retrait d'un point de l'ordre du jour ;
• une numérotation continue sur l'exercice, sans trou inexpliqué ;
• le même numéro repris partout : sur l'acte, dans le registre, dans la liste des délibérations publiée, dans le procès-verbal et dans l'envoi au contrôle de légalité.

Le registre des délibérations : tenue, signature, conservation

C'est le point le plus technique, et celui sur lequel les observations des archives départementales sont les plus nombreuses. Le régime tient en deux articles.

L'article L2121-23 du CGCT dispose que les délibérations sont inscrites par ordre de date sur un registre tenu dans des conditions définies par décret en Conseil d'État et qu'elles sont signées par le maire et le ou les secrétaires de séance.

Les règles matérielles de tenue (article R2121-9)

• Le registre est coté et paraphé par le maire, quel que soit le mode de transmission des actes au représentant de l'État.
• Les feuillets mobiles numérotés et paraphés sont admis, mais ils doivent être reliés au plus tard en fin d'année, dans des conditions garantissant la lisibilité des délibérations. Dans les communes de moins de 1 000 habitants, la reliure peut n'intervenir que tous les cinq ans.
• L'emploi de papier permanent est requis pour les feuillets, et l'encre d'impression doit être stable dans le temps et neutre. Tout collage est proscrit.
• Le feuillet clôturant une séance rappelle les numéros d'ordre des délibérations prises, comporte la liste des membres présents et réserve l'espace nécessaire aux signatures du maire et du ou des secrétaires de séance.
• Le registre ainsi constitué comprend une table par date et une table par objet des délibérations intervenues.
• La tenue est assurée sur support papier. Un support numérique peut venir en complément, jamais en remplacement. Lorsque les actes sont signés électroniquement, des exemplaires sur papier sont produits pour être reliés au registre.

Sur la conservation, les registres de délibérations sont des archives publiques et font partie des documents que les services d'archives départementales recommandent de conserver définitivement en mairie. Ils ne relèvent pas d'un tableau d'élimination. Le point de contact utile en cas de doute reste le service d'archives départementales de votre département, qui exerce le contrôle scientifique et technique sur les archives communales.

Publicité, transmission et entrée en vigueur

Une délibération votée et signée ne produit pas encore d'effet. Deux formalités conditionnent son caractère exécutoire, et elles se cumulent dans la plupart des matières.

1. La publicité de l'acte

L'article L2131-1 du CGCT prévoit que les actes des autorités communales sont exécutoires de plein droit dès qu'ils ont été publiés, affichés ou notifiés aux intéressés. Les modalités dépendent de la nature de l'acte et de la taille de la commune :

• les actes réglementaires et les décisions ni réglementaires ni individuelles font l'objet d'une publication sous forme électronique, dans des conditions garantissant leur authenticité et leur mise à disposition permanente et gratuite du public ;
• par dérogation, dans les communes de moins de 3 500 habitants, ces mêmes actes peuvent être rendus publics au choix par affichage, par publication sur papier ou sous forme électronique. Le choix retenu est formalisé par délibération et s'applique à l'ensemble des actes ;
• les décisions individuelles sont notifiées aux personnes concernées.

2. La transmission au contrôle de légalité

L'article L2131-2 du CGCT soumet les délibérations du conseil municipal à l'obligation de transmission au représentant de l'État dans le département (le préfet ou son délégué dans l'arrondissement). Trois catégories en sont expressément exclues :

• les délibérations relatives aux tarifs des droits de voirie et de stationnement ;
• celles relatives au classement et au déclassement de voies communales ;
• celles portant sur les plans d'alignement et de nivellement.

La transmission se fait très majoritairement par voie électronique via la plateforme ACTES. Le maire peut, sous sa responsabilité, certifier le caractère exécutoire d'un acte. En pratique, l'accusé de réception délivré lors de la transmission constitue la pièce à conserver au dossier : c'est lui qui date le point de départ du contrôle.

3. Les délais de recours

Le préfet dispose d'un délai de deux mois à compter de la transmission de l'acte pour le déférer au tribunal administratif (article L2131-6 du CGCT). Il peut au préalable adresser à la commune un recours gracieux motivé, qui interrompt le délai du recours contentieux. Les tiers ayant intérêt à agir disposent quant à eux du délai de recours de droit commun, qui court à compter de l'accomplissement des mesures de publicité.

Modèle de délibération à télécharger

Pour ne pas repartir d'une page blanche, voici une trame de délibération de conseil municipal reprenant la structure décrite plus haut. Les champs entre crochets sont à compléter, et les visas sont à adapter à la matière traitée.

RÉPUBLIQUE FRANÇAISE
Département de [DÉPARTEMENT]
Commune de [NOM DE LA COMMUNE]

EXTRAIT DU REGISTRE DES DÉLIBÉRATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL

Délibération n° [ANNÉE-NNN]
Objet : [OBJET DE LA DÉLIBÉRATION]

Séance du [DATE] à [HEURE]
Convocation adressée le : [DATE DE CONVOCATION]
Lieu de réunion : [LIEU]

Conseillers en exercice : [__]   Présents : [__]   Représentés : [__]   Votants : [__]
Quorum : [ATTEINT / NON ATTEINT]

Présents : [LISTE DES NOMS]
Absents excusés : [LISTE]
Procurations : [NOM] a donné procuration à [NOM]
Président de séance : [MAIRE OU PRÉSIDENT DE SÉANCE]
Secrétaire(s) de séance : [NOM]

VU le code général des collectivités territoriales, notamment ses articles
[ARTICLES APPLICABLES] ;
VU [AUTRE TEXTE APPLICABLE : code, décret, arrêté] ;
VU la délibération n° [____] du [DATE] relative à [OBJET] ;
VU [AVIS DE COMMISSION / CONVENTION / DEVIS ANNEXÉ], le cas échéant ;

CONSIDÉRANT que [MOTIF PRINCIPAL DE LA DÉCISION] ;
CONSIDÉRANT que [MOTIF COMPLÉMENTAIRE] ;

EXPOSÉ DES MOTIFS
[CONTEXTE, RAISONS, CONDITIONS ET PORTÉE DE LA DÉCISION PROPOSÉE.
REPRENDRE, LE CAS ÉCHÉANT, LES ÉLÉMENTS DE LA NOTE EXPLICATIVE DE SYNTHÈSE
ET LES ARGUMENTS ÉCHANGÉS EN SÉANCE.]

LE CONSEIL MUNICIPAL, APRÈS EN AVOIR DÉLIBÉRÉ, DÉCIDE :

Article 1er : [PREMIÈRE DÉCISION]
Article 2 : [DEUXIÈME DÉCISION]
Article 3 : d'autoriser le maire à signer [DOCUMENT] et à accomplir toutes
formalités nécessaires à l'exécution de la présente délibération.
Article 4 : de dire que la dépense correspondante est inscrite au budget
[EXERCICE], chapitre [__], article [__].

RÉSULTAT DU VOTE
Pour : [__]     Contre : [__]     Abstentions : [__]
[Scrutin public, le cas échéant : nom des votants et sens du vote : [____]]
Décision : [ADOPTÉE / REJETÉE]

Fait et délibéré en séance, les jour, mois et an susdits.

Le Maire : [NOM]                    Le(s) secrétaire(s) de séance : [NOM]

--------------------------------------------------------------------
Cadre réservé aux formalités
Transmis au représentant de l'État le : [DATE]   AR n° : [____]
Publié / affiché / notifié le : [DATE]
Caractère exécutoire acquis le : [DATE]

Le modèle est une base à adapter. Les visas dépendent entièrement de la matière (finances, commande publique, urbanisme, ressources humaines), et la mention budgétaire de l'article 4 n'a de sens que pour les délibérations emportant une dépense.

De l'enregistrement de séance à la délibération

Dans la pratique, la difficulté n'est presque jamais la trame. Elle est de retrouver, deux ou trois jours après la séance, ce qui a exactement été voté, avec quel amendement de dernière minute, et sur quel argument le conseil a basculé. Les notes prises en direct par le secrétaire de séance, qui participe aussi aux échanges, sont rarement complètes.

D'où la pratique, désormais courante en mairie, d'enregistrer la séance à titre d'outil de travail interne, puis d'en tirer une transcription qui sert de matière première à la fois au procès-verbal et aux délibérations. Deux points méritent d'être posés clairement :

• L'enregistrement est un moyen, pas un document officiel. Il ne remplace ni le PV ni la délibération, et la loi n'impose nulle part un verbatim intégral des débats. La transcription sert à rédiger juste, pas à publier brut.
• Le RGPD s'applique. Les séances du conseil municipal sont publiques, mais un enregistrement reste un traitement de données personnelles : informez les participants, documentez la finalité et la base légale, et fixez une durée de conservation courte pour l'audio, qui n'a plus d'utilité une fois le PV arrêté. Notre guide sur la transcription et le RGPD détaille la démarche.

C'est le terrain sur lequel AudiosTranscribe est utilisé par des secrétariats de mairie : la séance est transcrite avec identification des intervenants, ce qui permet de reconstituer sans approximation l'objet voté, les arguments à porter dans l'exposé des motifs et le résultat de chaque scrutin. L'infrastructure de traitement est hébergée en Europe et les fichiers audio sont supprimés après traitement, ce qui limite la durée de conservation à la seule phase de rédaction. Pour la mise en forme du document lui-même, notre modèle de compte-rendu de réunion peut servir de base aux réunions de commission, moins formalisées que la séance plénière.

Les erreurs fréquentes

• Confondre la délibération et le procès-verbal. Publier un PV ne dispense pas d'établir chaque délibération, ni de la transmettre.
• Faire signer tous les conseillers présents. La règle a changé le 1er juillet 2022 : maire et secrétaire(s) de séance suffisent (L2121-23).
• Oublier la note explicative de synthèse dans les communes de 3 500 habitants et plus, ou en produire une trop sommaire au regard de l'objet de la délibération. C'est un vice substantiel, pas une formalité de confort.
• Tenir le registre uniquement au format numérique. Le papier reste le support de référence ; le numérique ne vient qu'en complément (R2121-9).
• Coller des annexes dans le registre ou imprimer sur du papier ordinaire avec une encre non stable. Les feuillets doivent être imprimés sur papier permanent, et tout collage est proscrit.
• Laisser des feuillets mobiles non reliés au-delà de la fin d'année (ou de cinq ans dans les communes de moins de 1 000 habitants).
• Publier sans transmettre. Dans les matières soumises à l'obligation de transmission, l'acte n'est pas exécutoire tant que le représentant de l'État ne l'a pas reçu.
• Négliger la numérotation. Un numéro réattribué ou divergent entre le registre, la liste publiée et l'envoi ACTES complique durablement toute recherche ultérieure et tout contentieux.

Sources

• Article L2121-23 du CGCT (registre et signature des délibérations) : Légifrance
• Article R2121-9 du CGCT (tenue du registre, feuillets, numéros d'ordre) : Légifrance
• Article L2121-25 du CGCT (liste des délibérations) : Légifrance
• Article L2121-12 du CGCT (note explicative de synthèse) : Légifrance
• Articles L2131-1 et L2131-2 du CGCT (publicité, entrée en vigueur, transmission) : Légifrance
• Article L2131-6 du CGCT (déféré préfectoral) : Légifrance
• Ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021 : Légifrance
• DGCL, fiches sur la réforme des règles de publicité des actes des collectivités, collectivites-locales.gouv.fr (juin 2022)
• Procédure préfectorale de contrôle de légalité : collectivites-locales.gouv.fr