Convocation du conseil municipal : délais et ordre du jour

Qui convoque le conseil municipal ?

La réponse tient en une phrase du code : "Toute convocation est faite par le maire." C'est l'article L2121-10 du CGCT. Le maire est donc le seul à pouvoir convoquer l'assemblée, et il signe la convocation. En cas d'absence ou d'empêchement, il est remplacé de plein droit par un adjoint dans l'ordre des nominations, ou à défaut par un conseiller municipal désigné par le conseil (article L2122-17 du CGCT).

Le maire réunit le conseil chaque fois qu'il le juge utile, avec un plancher : le conseil municipal se réunit au moins une fois par trimestre (article L2121-7 du CGCT).

Les conseillers peuvent-ils obliger le maire à convoquer ?

Oui, dans un cadre précis. L'article L2121-9 du CGCT impose au maire de convoquer le conseil dans un délai maximal de trente jours lorsqu'une demande motivée lui est adressée :

• par le représentant de l'État dans le département (le préfet), qui peut d'ailleurs abréger ce délai en cas d'urgence ;
• par le tiers au moins des membres du conseil en exercice dans les communes de 1 000 habitants et plus ;
• par la majorité des membres dans les communes de moins de 1 000 habitants.

C'est la voie normale pour une minorité qui veut faire inscrire un sujet : elle ne peut pas ajouter un point à un ordre du jour existant, mais elle peut provoquer une réunion dont la demande motivée définit l'objet.

La convocation doit être adressée à tous les conseillers en exercice, y compris ceux dont on sait par avance qu'ils seront absents. Oublier un élu, même un opposant systématiquement absent, est une irrégularité classique.

Le délai de convocation : 3 ou 5 jours francs

C'est le point qui déclenche le plus de discussions en mairie. Le délai dépend uniquement de la strate de population de la commune.

Ce qu'est vraiment un "jour franc"

Un jour franc est un jour entier, de 0 h à 24 h. Concrètement, cela veut dire que ni le jour de l'envoi de la convocation ni le jour de la séance ne sont comptés : il faut trois (ou cinq) journées pleines entre les deux.

Deuxième subtilité, souvent mal comprise : les samedis, dimanches et jours fériés comptent comme des jours ordinaires dans le décompte, et le délai n'est pas prorogé lorsqu'il expire un jour non ouvrable. La règle de prorogation de l'article 642 du code de procédure civile ne s'applique pas ici (Conseil d'État, 13 octobre 1993, n° 141677 ; réponse ministérielle n° 03348, JO Sénat du 14 février 2013). Un long week-end ne vous fait donc gagner aucune journée.

Le délai court-il de l'envoi ou de la réception ?

La position de l'administration, confirmée en réponse ministérielle (question écrite n° 2447, Assemblée nationale, XV^e législature), est que le point de départ à retenir est la date d'envoi de la convocation. La jurisprudence a toutefois pu apprécier le délai au regard de la date de réception effective dans des cas où l'envoi lui-même était irrégulier mais où le conseiller avait bien reçu sa convocation dans les temps.

La convocation en urgence

Le maire peut abréger le délai en cas d'urgence, sans jamais descendre sous un jour franc. La contrepartie est procédurale et il ne faut pas l'oublier : le maire en rend compte dès l'ouverture de la séance au conseil municipal, qui se prononce sur l'urgence et peut décider le renvoi de la discussion, pour tout ou partie, à l'ordre du jour d'une séance ultérieure. Ce vote sur l'urgence doit apparaître dans le procès-verbal.

Forme et envoi : le dématérialisé par défaut

Beaucoup de secrétariats de mairie continuent d'imprimer les convocations "par sécurité". Ce n'est plus la règle par défaut depuis la loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019 dite Engagement et proximité (article 9), en vigueur depuis le 29 décembre 2019, qui a inversé le principe. L'article L2121-10 du CGCT prévoit désormais que la convocation "est transmise de manière dématérialisée ou, si les conseillers municipaux en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse".

Autrement dit : le mail (ou la plateforme d'élus) est le mode normal, et le papier devient l'exception, servie à la demande du conseiller. Il est prudent de faire formaliser cette demande par écrit une fois pour toutes, en début de mandat, et de la consigner.

Les mentions de la convocation

L'article L2121-10 pose trois exigences juridiques : la convocation est faite par le maire, elle indique les questions portées à l'ordre du jour, et elle est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée. En pratique, une convocation complète comporte aussi :

• la date d'envoi de la convocation (c'est elle qui prouve le respect du délai) ;
• la date, l'heure et le lieu de la séance ;
• l'ordre du jour détaillé, point par point ;
• la mention des pièces jointes (note de synthèse, projets de délibération, annexes) ;
• la signature du maire ou de son suppléant.

Sur le lieu : le conseil se réunit en principe à la mairie, mais il peut siéger en un autre lieu situé sur le territoire de la commune dès lors que ce lieu ne contrevient pas au principe de neutralité, offre les conditions d'accessibilité et de sécurité nécessaires et permet d'assurer la publicité des séances (article L2121-7 du CGCT).

La note explicative de synthèse

Dans les communes de 3 500 habitants et plus, l'article L2121-12 du CGCT impose de joindre à la convocation une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération, point par point. Cette obligation s'applique aussi aux communes plus petites lorsque la délibération porte sur une installation mentionnée à l'article L511-1 du code de l'environnement (installation classée). Le même article prévoit que, si la délibération concerne un contrat de service public, les conseillers peuvent consulter le projet de contrat ou de marché en mairie, dans les conditions fixées par le règlement intérieur.

L'ordre du jour : qui le fixe, que peut-on y inscrire ?

C'est le maire qui fixe l'ordre du jour. Cela découle directement de l'article L2121-10 du CGCT : la convocation est faite par le maire et elle indique les questions portées à l'ordre du jour. Il détermine donc à la fois les sujets et leur libellé.

Le corollaire est une contrainte pour lui autant qu'une garantie pour les élus : le maire est tenu de respecter l'ordre du jour joint à la convocation et ne peut pas inviter le conseil à délibérer sur des questions qui n'y sont pas inscrites. Un conseil municipal ne délibère régulièrement que sur les points inscrits.

Peut-on imposer un point au maire ?

Pas directement. Un conseiller, ou même un groupe, ne dispose pas d'un droit d'inscription à l'ordre du jour. Les leviers réels sont au nombre de trois :

• la demande motivée de réunion de l'article L2121-9 (tiers ou majorité des membres selon la strate), qui oblige le maire à convoquer sous trente jours sur l'objet demandé ;
• les questions orales : tout conseiller a le droit d'exposer en séance des questions orales ayant trait aux affaires de la commune (article L2121-19 du CGCT). Dans les communes de 1 000 habitants et plus, le règlement intérieur en fixe la fréquence ainsi que les règles de présentation et d'examen ;
• le droit à l'information : tout membre du conseil a le droit d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération (article L2121-13 du CGCT).

Rappelons au passage que dans les communes de 1 000 habitants et plus, le conseil doit établir son règlement intérieur dans les six mois qui suivent son installation (article L2121-8 du CGCT). C'est lui qui organise concrètement les questions orales, les délais de dépôt et le format des débats.

Les "questions diverses" : ce qu'on peut y traiter, et ce qu'on ne peut pas

La ligne "questions diverses" en fin d'ordre du jour est une pratique quasi universelle, et un point de fragilité juridique bien identifié. Le juge administratif a jugé à plusieurs reprises que seules les questions de faible importance peuvent être traitées à ce titre (voir la réponse ministérielle n° 14439, JO Sénat, sur le régime juridique des questions diverses).

En pratique :

• on peut y évoquer une information, un point d'actualité, une communication du maire, un compte rendu de commission ;
• on ne peut pas y faire adopter une décision qui aurait dû figurer à l'ordre du jour : une acquisition, une subvention, une création de poste, une modification tarifaire ;
• les questions diverses, puisqu'elles ne donnent pas lieu à délibération, n'ont pas à être transcrites au registre des délibérations (elles peuvent en revanche figurer au procès-verbal).

Convocation irrégulière : quels risques ?

Le délai de convocation a longtemps été analysé comme une formalité substantielle, prescrite à peine d'illégalité des délibérations prises au cours de la séance. Le risque est donc celui de l'annulation par le juge administratif, que la saisine vienne du préfet dans le cadre du contrôle de légalité (déféré préfectoral) ou d'un conseiller, voire d'un administré ayant intérêt à agir.

La jurisprudence récente est un peu plus nuancée. Depuis 2016, le juge raisonne davantage en termes de garantie effectivement privée : il regarde si le délai raccourci a réellement empêché les élus de prendre utilement connaissance des dossiers et d'exercer leur mandat. Le Conseil d'État a par ailleurs jugé que le registre des délibérations fait foi jusqu'à preuve du contraire et qu'il revient au requérant d'apporter des éléments circonstanciés à l'appui de sa contestation (CE, 8 juin 2016, n° 388754).

Les autres irrégularités qui reviennent le plus souvent devant le juge sont l'oubli d'un conseiller dans l'envoi, l'absence ou l'insuffisance de la note de synthèse, une délibération prise sur un point non inscrit à l'ordre du jour, et l'absence de mention de la convocation au registre ou de son affichage.

Modèle de convocation et d'ordre du jour à télécharger

Pour vous éviter de repartir d'une page blanche, voici une trame de convocation de conseil municipal avec son ordre du jour, alignée sur le cadre décrit ci-dessus (articles L2121-10 à L2121-12 du CGCT), à adapter à votre commune. Les champs entre crochets sont à compléter.

COMMUNE DE [NOM DE LA COMMUNE]
[ADRESSE DE LA MAIRIE]

CONVOCATION DU CONSEIL MUNICIPAL

Convocation adressée le [DATE D'ENVOI]
(délai de [3 / 5] jours francs, article [L2121-11 / L2121-12] du CGCT)

Madame, Monsieur le Conseiller municipal,

J'ai l'honneur de vous informer que le conseil municipal se réunira en
séance [ORDINAIRE / EXTRAORDINAIRE] le [JOUR] [DATE] à [HEURE],
à [LIEU DE LA SÉANCE].

ORDRE DU JOUR
1. Approbation du procès-verbal de la séance du [DATE]
2. Désignation du secrétaire de séance (art. L2121-15 du CGCT)
3. [OBJET PRÉCIS DU POINT 3]
4. [OBJET PRÉCIS DU POINT 4]
5. [OBJET PRÉCIS DU POINT 5]
6. Questions diverses (questions de faible importance, sans délibération)

PIÈCES JOINTES
- Note explicative de synthèse sur chacun des points [communes de 3 500 hab. et plus]
- Projets de délibération n° [__] à [__]
- [AUTRES ANNEXES]

[Le cas échéant] CONVOCATION EN URGENCE
Le délai de convocation est abrégé en raison de : [MOTIF DE L'URGENCE].
Il en sera rendu compte au conseil municipal dès l'ouverture de la séance,
qui se prononcera sur l'urgence.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations
distinguées.

Fait à [LIEU], le [DATE]
Le Maire,
[NOM ET SIGNATURE]

---
Mentions de suivi (usage interne)
Convocation mentionnée au registre des délibérations le : [DATE]
Affichée / publiée le : [DATE]
Mode de transmission : dématérialisé / papier sur demande de [NOMS]
Preuve d'envoi conservée : [ACCUSÉ DE RÉCEPTION / JOURNAL D'ENVOI]

Après la séance : de l'enregistrement au procès-verbal

Une convocation bien faite prépare une séance nette. Reste ensuite la partie la plus chronophage du travail de secrétariat : transformer deux ou trois heures de débats en un document conforme. C'est là que se joue l'essentiel du temps passé sur un conseil municipal.

Le point d'arrivée est le procès-verbal de conseil municipal, devenu depuis la réforme de 2022 le document officiel unique, avec ses mentions obligatoires et son délai de publication. Les décisions elles-mêmes prennent la forme de délibérations, et beaucoup de communes continuent d'employer par habitude le terme de compte rendu de conseil municipal, dont le régime a pourtant changé. Ces trois pages détaillent chacune l'aval de la séance.

Côté méthode, enregistrer la séance (les séances du conseil municipal sont publiques, article L2121-18 du CGCT) puis en obtenir une transcription écrite fait gagner un temps considérable : au lieu de reconstituer les échanges de mémoire ou à partir de notes lacunaires, le secrétaire de séance part d'un texte complet et le condense en résumé des opinions exprimées, ce que demande précisément l'article L2121-15 du CGCT. Informez les participants de l'enregistrement et précisez son usage, qui reste ici un outil de travail interne servant à la rédaction du PV.

C'est ce qu'automatise AudiosTranscribe : vous déposez l'enregistrement de la séance, l'outil restitue la transcription avec les intervenants distingués, puis une base de compte rendu structurée que vous n'avez plus qu'à relire et à mettre au format de votre commune. Point important pour une collectivité : le traitement est hébergé en Europe, ce qui simplifie l'analyse de conformité au RGPD par rapport à un outil qui expédie l'audio hors Union européenne. Si vous rédigez aussi des comptes rendus d'autres instances, notre modèle de compte rendu de réunion couvre les formats plus généraux.

Les erreurs les plus fréquentes

• Compter le jour de l'envoi ou le jour de la séance dans le délai. Les deux sont exclus : ce sont des jours francs.
• Croire qu'un week-end ou un jour férié décale le délai. Il n'est pas prorogé, ces jours comptent normalement.
• Oublier un conseiller, notamment un élu de l'opposition réputé absent, ou un conseiller ayant demandé le papier.
• Ne pas mentionner la convocation au registre des délibérations, ni l'afficher ou la publier, alors que l'article L2121-10 l'exige.
• Envoyer une note de synthèse indigente dans une commune de 3 500 habitants et plus, ou renvoyer les élus vers des documents "consultables en mairie" au lieu de les joindre.
• Faire voter un point en questions diverses. Réservez cette rubrique aux sujets de faible importance, sans délibération.
• Utiliser des libellés vagues à l'ordre du jour, qui n'informent pas réellement les conseillers.
• Invoquer l'urgence sans faire voter le conseil sur l'urgence en début de séance, et sans le consigner au procès-verbal.
• Ne conserver aucune preuve d'envoi. Le registre fait foi, mais un accusé de réception vous évite bien des discussions.

Sources

• Article L2121-9 du CGCT (réunion du conseil, demande motivée, délai de trente jours) : Légifrance
• Article L2121-10 du CGCT (convocation par le maire, ordre du jour, transmission dématérialisée) : Légifrance
• Article L2121-11 du CGCT (trois jours francs, communes de moins de 3 500 habitants) : Légifrance
• Article L2121-12 du CGCT (cinq jours francs, note explicative de synthèse) : Légifrance
• Article L2121-19 du CGCT (questions orales) : Légifrance
• Réponse ministérielle n° 03348, JO Sénat du 14 février 2013 : calcul du délai franc en présence de jours fériés
• Réponse ministérielle à la question écrite n° 2447, Assemblée nationale : point de départ du délai de convocation
• Réponse ministérielle n° 14439, JO Sénat : régime juridique des questions diverses
• Direction générale des collectivités locales, collectivites-locales.gouv.fr