PV d'assemblée générale d'association : règles, mentions et modèle gratuit

Ce que dit (et ne dit pas) la loi de 1901

Le texte fondateur est très court. La loi du 1er juillet 1901 impose surtout, à son article 5, de faire connaître dans les trois mois les changements survenus dans l'administration de l'association et les modifications de ses statuts. Elle ne contient en revanche aucune règle sur le procès-verbal, et l'assemblée générale n'y apparaît qu'à propos de la dévolution des biens en cas de dissolution.

Conséquence pratique, rappelée par Service-Public.fr : les statuts fixent librement la composition et les attributions de l'assemblée générale. Les statuts et, le cas échéant, le règlement intérieur précisent la périodicité des réunions, les conditions de convocation, de vote et de quorum. À défaut de précision sur la composition, tous les membres doivent être convoqués. Toujours en l'absence de disposition contraire, c'est l'AG qui tranche les questions qui dépassent la gestion courante : nomination des dirigeants, approbation des comptes, modification des statuts, exclusion d'un membre.

Les cas particuliers

• Associations reconnues d'utilité publique, cultuelles, fédérations sportives agréées : la tenue d'une AG est obligatoire (liste détaillée sur la fiche Service-Public.fr citée plus haut). Pour la reconnaissance d'utilité publique, l'accord de l'AG sur la demande est requis et un modèle de statuts est proposé sur associations.gouv.fr.
• Associations agréées : des dispositions réglementaires liées à l'agrément peuvent imposer un quorum ou d'autres règles. Vérifiez les textes de votre agrément.
• Alsace-Moselle : les associations relèvent d'un droit local, avec des règles de majorité par défaut et une déclaration au tribunal judiciaire plutôt qu'au greffe des associations.

Que doit contenir un PV d'assemblée générale ?

Aucun texte national ne fixe de liste de mentions pour une association loi 1901. La liste exacte dépend donc de vos statuts. Les mentions ci-dessous sont celles qu'on retrouve dans la plupart des PV et qui permettent de prouver qu'une décision a été valablement prise :

• le nom de l'association, son numéro RNA et son siège ;
• la nature de l'assemblée (ordinaire ou extraordinaire), la date, l'heure et le lieu ;
• la date et le mode de convocation ;
• le nombre de membres présents et représentés, et le quorum si les statuts en prévoient un ;
• le président et le secrétaire de séance ;
• l'ordre du jour ;
• un résumé des débats sur chaque point ;
• le texte de chaque résolution et le résultat du vote (pour, contre, abstentions), avec la mention adoptée ou rejetée ;
• l'heure de clôture et les signatures prévues par les statuts.

Le PV n'a pas à reproduire les échanges mot à mot. Un résumé fidèle suffit, tant que chaque décision et chaque résultat de vote apparaît clairement. Si vous préparez aussi un document d'information pour les membres absents, notre guide du compte rendu de réunion propose des trames plus souples.

Feuille de présence, pouvoirs et quorum

La feuille de présence

Aucun texte ne l'impose pour une association loi 1901, mais elle est le moyen le plus simple de prouver qui était là et de calculer le quorum. Prévoyez une ligne par membre (nom, qualité, signature) et une colonne pour les pouvoirs détenus. Annexez-la au PV.

Les pouvoirs (procurations)

Les statuts déterminent quels membres votent et dans quelles conditions. C'est donc à eux, ou au règlement intérieur, de dire si un membre absent peut se faire représenter, par qui, et combien de pouvoirs une même personne peut détenir. Si rien n'est prévu, mieux vaut ne pas improviser : clarifiez la règle lors d'une prochaine révision des statuts.

Le quorum

Selon associations.gouv.fr, ni la loi de 1901 ni son décret d'application ne prévoient de quorum. Si vos statuts n'en fixent pas, et hors règles liées à un agrément, aucun quorum minimum ne s'applique. S'ils en prévoient un, le PV doit montrer qu'il était atteint : nombre de présents, nombre de représentés, total des voix.

AG ordinaire ou extraordinaire

La loi de 1901 n'emploie pas ces termes : la distinction vient des statuts et de l'usage. Le tableau ci-dessous décrit l'organisation la plus courante, à confronter à vos propres statuts.

Après l'AG : que faut-il déclarer ?

Selon Service-Public.fr, il n'y a en principe pas de déclaration à faire après chaque assemblée générale. Certaines décisions doivent en revanche être déclarées dans les 3 mois qui suivent l'AG : nouveaux dirigeants, modification des statuts, changement de nom, d'objet ou d'adresse du siège, ouverture ou fermeture d'un lieu d'activité, achat ou vente d'un bien immobilier, composition d'une union ou fédération.

• Changement de dirigeants : la déclaration se fait au greffe des associations du département du siège, avec un exemplaire de la délibération et une liste à jour de l'équipe dirigeante (fiche Service-Public.fr). Le cerfa n° 13971 sert à la version papier.
• Modification des statuts : il faut joindre les exemplaires de la délibération qui a adopté la modification et les statuts mis à jour, signés par au moins deux dirigeants (fiche Service-Public.fr).
• En ligne : le téléservice e-modification demande le numéro RNA de l'association. La déclaration peut aussi se faire par courrier ou sur place.
• Alsace-Moselle : la déclaration des changements de dirigeants se fait au tribunal judiciaire ; sur papier, le procès-verbal de l'assemblée générale et la liste des membres de la direction doivent être remis au tribunal.

Rédiger le PV étape par étape

Modèle de PV d'assemblée générale d'association à télécharger

Pour ne pas repartir d'une page blanche, voici un modèle de procès-verbal d'assemblée générale d'association, valable pour une AG ordinaire comme extraordinaire. Les champs entre crochets sont à compléter. Adaptez ce modèle aux règles de vos statuts.

PROCÈS-VERBAL DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE [ORDINAIRE / EXTRAORDINAIRE]
Association [NOM DE L'ASSOCIATION]
N° RNA : [W__________]   Siège : [ADRESSE DU SIÈGE]

Le [DATE], à [HEURE], les membres de l'association se sont réunis à [LIEU]
(ou à distance via [OUTIL], si les statuts le permettent), sur convocation
adressée le [DATE DE CONVOCATION] par [MODE : courriel, courrier, affichage].

FEUILLE DE PRÉSENCE ET QUORUM
Membres ayant droit de vote : [__]
Présents : [__]     Représentés (pouvoirs) : [__]     Total des voix : [__]
Quorum prévu par les statuts : [__ ou « aucun »]   Quorum : [ATTEINT / NON ATTEINT]
La feuille de présence et les pouvoirs sont annexés au présent procès-verbal.

BUREAU DE SÉANCE
Président(e) de séance : [NOM]
Secrétaire de séance : [NOM]

ORDRE DU JOUR
1. [Rapport moral]
2. [Rapport financier et approbation des comptes de l'exercice [ANNÉE]]
3. [Élection / renouvellement des membres du conseil d'administration]
4. Questions diverses

RÉSOLUTIONS

Première résolution : [OBJET]
Exposé : [RÉSUMÉ DE LA PRÉSENTATION ET DES ÉCHANGES]
Vote : Pour [__]   Contre [__]   Abstentions [__]
La résolution est [ADOPTÉE / REJETÉE].

Deuxième résolution : [OBJET]
[même structure]

QUESTIONS DIVERSES
[POINTS ABORDÉS, SANS VOTE SAUF SI LES STATUTS LE PERMETTENT]

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à [HEURE].

Fait à [VILLE], le [DATE]
Le/la président(e) de séance : [NOM, SIGNATURE]
Le/la secrétaire de séance : [NOM, SIGNATURE]

Gagner du temps : enregistrer l'AG et partir de la transcription

Le plus long, pour le secrétaire, n'est pas la mise en forme : c'est de retrouver qui a dit quoi et ce qui a été décidé, souvent à partir de notes prises à la volée. Une méthode plus confortable consiste à enregistrer l'assemblée, puis à partir de la transcription.

1. Prévenez les participants en début de séance que l'AG est enregistrée pour faciliter la rédaction du PV, et indiquez-le dans la convocation si possible.
2. Enregistrez avec un smartphone ou un enregistreur posé au centre de la salle, ou enregistrez la visioconférence si l'AG se tient à distance (voir notre guide pour transcrire une réunion Teams).
3. Envoyez le fichier dans AudiosTranscribe après la séance. L'outil transcrit l'enregistrement et sépare automatiquement les voix : vous nommez les intervenants en un clic.
4. Récupérez un compte rendu structuré (points abordés, décisions, actions) qui sert de base au PV.
5. Reportez dans le modèle les décisions et les résultats des votes, que le secrétaire vérifie lui-même : l'outil ne compte pas les votes.

Quelle offre pour une AG annuelle ?

• Compte gratuit : 120 minutes de transcription par mois, avec un résumé basique, sans export.
• Mission à 12 € : paiement unique, sans abonnement, pour obtenir un document complet avec export Word et PDF. Adapté à une association qui ne tient qu'une ou deux AG par an.
• Starter à 9 € par mois : 400 minutes, résumé complet avec décisions et actions, exports TXT, DOCX et PDF, résiliable à tout moment. Utile si le bureau se réunit souvent.

Prix TTC, TVA non applicable. Pour tester sur un extrait, l'outil gratuit de conversion audio en texte fonctionne sans compte, sur des fichiers de 8 minutes et 50 Mo maximum. Les fichiers sont traités sur une infrastructure hébergée en Europe, conforme RGPD, et l'audio est supprimé après traitement.

Sources

• Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association (article 5 : déclaration des changements dans les trois mois) : Légifrance
• Organes dirigeants d'une association (statuts, rôle et cas d'AG obligatoire) : Service-Public.fr
• Y a-t-il un quorum minimum pour l'AG ordinaire si les statuts n'en prévoient pas ? : associations.gouv.fr
• Une association doit-elle faire une déclaration après chaque assemblée générale ? : Service-Public.fr
• Changements dans l'administration d'une association (délai, pièces, Alsace-Moselle, sanctions) : Service-Public.fr
• Modification des statuts d'une association : Service-Public.fr
• Téléservice e-modification d'une association : Service-Public.fr
• Formulaire cerfa n° 13971 : liste des personnes chargées de l'administration : Service-Public.fr
• Décret n° 2017-908 du 6 mai 2017 (abrogation de l'article 6 du décret du 16 août 1901 relatif au registre spécial) : Légifrance
• Reconnaissance d'utilité publique (procédure et modèle de statuts) : associations.gouv.fr